Lamongan (beritajatim.com) – 2 (dua) bulan lagi, Dinas Kearsipan Daerah Lamongan dikabarkan bakal dikembalikan dan dilebur lagi ke Dinas Perpustakaan Lamongan.
Dinas yang menyimpan arsip dokumen negara tersebut memiliki banyak prestasi dan tercatat sebagai yang terbaik nomor 3 di Jawa Timur dalam pengelolaannya. Selain itu, Dinas ini juga terbaik nomor 25 secara Nasional dari 514 Kabupaten/Kota yang ada.
“Ini lompatan capaian yang patut disyukuri, dengan kerja keras semua pihak, Kearsipan Lamongan kini sudah rangking 3 se-Jawa Timur,” ujar Gunadi, Kepala Dinas Kearsipan Daerah Lamongan saat dikonfirmasi wartawan, Selasa (12/10/2021).
Menurut Gunadi, prestasi dan capaian tersebut diperoleh secara bertahap. Dalam hal pengelolaannya, tahun 2018 Kearsipan Lamongan masih berada di rangking 35 dari 38 Kabupaten/Kota di Jatim. Lalu tahun 2019 berada rangking 20, dan tahun 2020 masuk menjadi rangking 5 di Jatim.
Meski baru berdiri beberapa tahun, namun Dinas Kearsipan Daerah yang berada di Jalan Basuki Rahmat Lamongan ini, lanjut Gunadi, sudah bisa melakukan penataan dan pengelolaan arsip serta menyimpannya dengan baik.
“Kenapa Kearsipan Lamongan bisa menjadi yang terbaik nomor 3 se-Jawa Timur, ya karena semua indikatornya terpenuhi,” terangnya.
[berita-terkait number=”4″ tag=”pemkab-lamongan”]
Adapun indikator yang dijadikan penilaian tersebut meliputi penyelenggaraan, pengawasan kearsipan, regulasi, sumber daya manusia (SDM), sarana prasarana, dan pengolahan tata kelola arsip dinamis dan statis.
“Meski terbaik nomor 3, tapi kami terus berupaya menata dan mengelola kearsipan dengan regulasi. SDM serta sarana prasarana yang memadai pun terus kami jaga, karena dokumen negara ini sangat penting untuk disimpan,” ungkapnya.
Selain itu, Gunadi juga menekankan kepada jajarannya, agar terus memastikan ketersediaan arsip yang efektif, efisien, dan berkualitas. Serta melakukan pengolahan, pemeliharaan dan pemanfaatan terhadap arsip dinamis dan statis secara benar dan tepat, karena hal itu merupakan tuntutan yang tidak dapat diabaikan.
“Kata kunci dinamis dan statis itu sangat penting dalam tata kelola kearsipan, karena dokumen yang disimpan itu cukup banyak, dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari proses dan sejarah suatu daerah,” jelasnya.
Tak hanya itu, keterlibatan eksternal dalam pengelolaan Kearsipan Daerah cukup penting, agar bisa berjalan sesuai dengan regulasi dan tidak menyalahkan aturan. “Setiap tahun di Kearsipan selalu ada audit yang dilaksanakan Kearsipan eksternal, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) setingkat menteri,” katanya.
Gunadi menyebutkan, bahwa dokumen yang bisa diselamatkan dan yang tersimpan rapi di Kearsipan Lamongan ini mulai tahun 1952 hingga 2021. “Data yang bisa diselamatkan paling lama tahun 1952 hingga sampai saat ini 2021, data masih manual semua,” tandasnya.
Terkait dengan keberadaan Dinas Kearsipan yang bakal dilebur ke Dinas Perpustakaan, Gunadi memberikan komentarnya, meski pengelolaan kearsipan butuh anggaran yang tidak kecil, namun menurutnya pengelolaan kearsipan ke depan harus bisa semakin baik dari sebelumnya.
“Mengelola arsip itu dananya besar, tenaga pengelola arsip itu idealnya 10 arsiparis yang PNS. Saat ini kami punya 5 arsiparis yang sudah PNS semua. Selanjutnya di masing-masing OPD minimal harus ada satu petugas arsiparis,” harapnya.[riq/ted]
