Surabaya (beritajatim.com) – Kantor Imigrasi I TPI Tanjung Perak memusnahkan 129.149 arsip yang telah disimpan periode 2012-2018 di kantornya, Jalan Raya Darmo Indah Surabaya, Kamis (17/11/2022). Dalam acara tersebut, hadir Direktur Akuisisi Arsip Nasional Republik Indonesia Wawan, Kepala Subbidang Informasi Keimigrasian Kantor Wilayah Kemenkumham Jatim, Fachruddin Romi dan Sekretaris Jenderal Arsiparis Ahli Pertama, Herman Agus.
Kepala Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Tanjung Perak, Indra Bangsawa menjelaskan, berkas yang dihancurkan terdiri dari berkas permohonan paspor sampai perpanjangan Izin Tinggal di Republik Indonesia. Periodenya, tahun 2012 hingga 2018. Hal ini dilakukan untuk mengefisiensi ruang penyimpanan dan pelayanan kepada masyarakat.
“Ini adalah upaya dalam bentuk efisiensi. Kalau tak dimusnahkan, maka tidak akan efektif lagi. Justru semakin menambah jumlah berkas dan ruang yang ada untuk menyimpan,” ujarnya.
[berita-terkait number=”3″ tag=”kantor-imigrasi”]
Indra menegaskan, pemusnahan tersebut sudah sesuai dengan standar yang sudah diatur dalam peraturan undang undang tentang kearsipan. Sebelum dimusnahkan, pihaknya terlebih dulu melakukan pendataan lalu dikonversi menjadi arsip digital.
“Kami ada database terkait dengan data data mereka. Karena memang arsip fisiknya sudah tidak aktif, sehingga bisa dilakukan pemusnahan, dengan meminta izin kepada ANRI. Sementara Arsip digital sudah kami lakukan di Kemenkumham, khususnya di kantor imigrasi. Database para pemohon kami simpan dalam arsip digital. Apalagi ini menyangkut data data WNI dan WNA,” imbuhnya.
Sementara itu, Direktur Akuisisi ANRI, Wawan, menambahkan, pemusnahan arsip milik negara adalah bagian dari proses penyelamatan bagi database masyarakat dan arsip negara. “Berdasarkan regulasi yang ditetapkan oleh Menteri, apabila sudah habis retensinya dan berketerangan musnah dan tidak berkaitan dengan peraturan perundang undangan yang melarang pemusnahan, serta tidak dalam proses penegakan hukum, maka harus segera dimusnahkan,” ucapnya.
Disinggung terkait apakah arsip digital juga ikut dimusnahkan, ia menegaskan, informasi dalam bentuk digital masih dikelola oleh masing masing entitas organisasi, yang terpenting tidak keluar, dan tidak bocor dari jangkauan orang lain.
“Pemusnahan sendiri tergantung dari jadwal retensi arsip yang ditetapkan oleh masing masing kementerian lembaga. Ada yang dua sampai lima tahun, bahkan sepuluh tahun lebih. Tergantung sampai mana arsip itu bisa digunakan,” terangnya. [ang/suf]
