Mengenal Payroll System dan Keunggulan yang Ditawarkannya

Surabaya – Sebagian orang mungkin pernah mendengar istilah payroll system dan mengetahui berbagai hal yang berkaitan dengannya. Sebagian lainnya mungkin pernah mendengar istilah payroll system namun tidak begitu mengetahuinya. Nah, apakah Anda termasuk orang yang dideskripsikan pada kalimat kedua itu? Jika iya, mari kita mengenal lebih jauh tentang payroll sistem.

Payroll system atau sistem payroll, secara sederhana, adalah sistem penggajian karyawan. Sebagian besar perusahaan saat ini telah menggunakan sistem payroll untuk urusan gaji-menggaji karyawannya.

Sistem payroll memiliki banyak keunggulan, yang mana pada intinya dapat memudahkan pekerjaan HRD dalam mengelola penggajian karyawan. Jika Anda ingin banyak tahu terkait keunggulan sistem payroll bagi perusahaan, simak pembahasan artikel ini sampai tuntas ya!

Namun, sebelumnya kami akan menjelaskan apa itu sistem payroll berikut hal-hal lain yang berkaitan dengannya.

Mengenal Apa itu Payroll System

Coba bayangkan Anda memiliki perusahaan yang besar dan karyawan di dalamnya berjumlah ratusan hingga ribuan. Apakah Anda akan menggaji mereka dengan cara manual?

Dulu, menggaji karyawan secara manual dianggap sebagai cara yang terbaik. Namun, ketahuilah saat ini menggaji dengan cara manual justru menyusahkan pekerjaan HRD. Tidak saja menyusahkan, kemungkinan human error dalam hal penghitungan gaji cukup tinggi.

Seiring berkembangnya teknologi, kini muncul sistem penggajian bernama payroll yang terbukti mampu memudahkan pekerjaan yang berkaitan dengan penggajian. Jadi, tidak heran jika banyak perusahaan di Indonesia telah beralih ke payroll sistem dibandingkan menggunakan cara manual.

Payroll adalah sistem penggajian yang dilakukan perusahaan kepada karyawan dalam jangka waktu tertentu yang sebelumnya telah disepakati. Selain itu, payroll juga dapat dimaknai sebagai sistem penggajian mulai dari proses penghitungan komponen gaji hingga dilakukannya pembayaran gaji oleh perusahaan kepada karyawan.

Nah, nantinya karyawan akan mendapatkan informasi secara detail terkait penghitungan gaji yang diperolehnya. Di antaranya: tunjangan, potongan pajak, gaji lembur, bonus dan lain sebagainya. Bagi perusahaan, informasi ini perlu disampaikan kepada karyawan untuk menunjukkan transparansi penggajian.

Komponen Pembentuk Payroll

Payroll system memiliki sejumlah komponen pembentuk di dalamnya. Nah, komponen pembentuk ini harus dimasukkan dalam penghitungan penggajian karyawan. Berikut sejumlah komponen sistem payroll yang dimaksud:

  1. Gaji Pokok

Komponen yang paling penting harus dimasukkan dalam sistem payroll adalah gaji pokok. Apa itu gaji pokok?

Gaji pokok adalah upah kerja yang diperoleh karyawan dalam waktu dan jumlah besaran tertentu. Nah, perihal waktu dan jumlah besaran gaji itu harus disepakati oleh perusahaan dan karyawan.

Sebagai informasi tambahan, di Indonesia kita mengenal apa itu UMR yang jumlah besarannya ditetapkan oleh pemerintah. Nah, meski aturannya seperti itu, gaji pokok harus diatur oleh perusahaan.

  1. Tunjangan

Komponen payroll berikutnya adalah tunjangan. Tunjangan adalah uang tambahan yang diberikan perusahaan kepada karyawan untuk tujuan tertentu. Tunjangan tidak harus diberikan kepada semua karyawan, melainkan harus berdasarkan keputusan perusahaan.

Nah, tunjangan ini juga menjadi komponen penting yang harus dimasukkan dalam payroll. Supaya, penghitungan penggajian yang dilakukan HRD perusahaan semakin akurat.

  1. Pajak Penghasilan

Komponen pajak penghasilan pun perlu disematkan dalam payroll guna mengetahui kewajiban pajak yang harus dibayarkan oleh karyawan. Adapun besaran pajak penghasilan telah ditetapkan oleh pemerintah.

  1. Potongan Tertentu

Setiap perusahaan pada umumnya memberikan BPJS Ketenagakerjaan dan/atau asuransi tertentu kepada karyawannya. Nah, hal itu akan berpengaruh terhadap pemotongan gaji karyawan. Potongan ini harus dimasukkan dalam sistem payroll.

  1. Insentif

Perusahaan biasanya menetapkan jam lembur bagi sejumlah karyawan jika mendapatkan proyek yang membutuhkan pengerjaan cepat. Karyawan yang bekerja melewati batas jam kerja yang telah ditetapkan itu akan menerima insentif atau upah tambahan dari perusahaan.

Nah, insentif atau upah tambahan ini juga harus dimasukkan dalam sistem payroll. Mengingat, komponen itu juga diatur oleh pemerintah.

Hal yang Memengaruhi Besaran Payroll Karyawan

Ada beberapa hal yang dapat mempengaruhi besar kecilnya payroll yang diberikan perusahaan kepada karyawan. Di antaranya sebagai berikut:

  1. Pendidikan

Pendidikan menjadi ketentuan penting dalam proses rekrutmen. Di sini, yang dimaksud pendidikan adalah pendidikan formal yang ditempuh pelamar kerja selama ini. Misalnya, SD, SMP, SMA, S1, S2 dan S3.

Tidak saja dalam proses rekrutmen, pendidikan juga menjadi acuan penting dalam penghitungan gaji saat pelamar kerja itu lolos kualifikasi dan resmi menjadi karyawan perusahaan. Terutama di awal masuk kerja.

  1. Jabatan

Anda pastinya sudah tahu kalau jabatan berpengaruh terhadap jumlah gaji yang diterima. Ya, jumlah gaji yang diterima oleh karyawan akan mengikuti dengan seberapa besar tanggung jawab yang dipikulnya di perusahaan.

Semakin besar tanggung jawab yang dipikul maka semakin besar juga gaji yang diterimanya. Begitu juga sebaliknya.

  1. Masa Kerja

Masa kerja karyawan juga akan mempengaruhi jumlah gaji yang diterimanya. Hal ini dikarenakan erat kaitannya dengan pengalaman kerja. Nah, pengalaman kerja yang semakin tinggi akan berdampak pada ‘penambahan’ gaji yang semakin besar dari sebelumnya.

  1. Kompetensi

Perusahaan juga biasanya menyoroti kompetensi karyawan dalam penentuan gaji. Kompetensi yang dimaksud di sini adalah kemampuan karyawan dalam menjalankan tugasnya, yang memuat aspek keterampilan, wawasan dan kualifikasi hasil yang diminta perusahaan.

Sudah seharusnya, perusahaan memperhatikan keempat hal di atas untuk menentukan besaran gaji yang menjadi hak karyawan. Dengan kata lain, proses penghitungan gaji dalam payroll sistem semestinya mempertimbangkan empat hal di atas.

Metode Penghitungan Payroll

Setiap perusahaan memiliki metode penghitungan payroll yang tidak sama dengan perusahaan lainnya. Namun, secara umum metode penghitungan payroll terbagi menjadi tiga, di antaranya sebagai berikut:

  1. Metode Netto

Metode netto mengharuskan perusahaan melakukan penghitungan gaji karyawan yang sudah dipotong pajak dan potongan-potongan lainnya seperti BPJS Ketenagakerjaan dan/atau asuransi lainnya.

Selain itu, perusahaan juga diharuskan melakukan pembayaran pajak dan BPJS Ketenagakerjaan serta asuransi lainnya. Sehingga, karyawan nantinya mendapatkan gaji bersih yang sudah dipotong hal-hal di atas.

Metode netto, jika kita cermati, sangatlah memberatkan bagi HRD. Namun, dengan adanya payroll system, pekerjaan ini menjadi sangat mudah dan cepat. Oleh karenanya, tidak heran jika perusahaan-perusahaan di Indonesia kebanyakan menggunakan metode neto dalam penghitungan gaji karyawan.

  1. Metode Gross

Kalau metode netto mengharuskan perusahaan membayar pajak dan lain-lain, metode gross mengharuskan karyawan yang melakukan itu. Ya, karyawan sendiri-lah yang membayar pajak, BPJS Ketenagakerjaan dan/atau asuransi lainnya.

Jadi, perusahaan membayar gaji karyawan secara penuh tanpa adanya potongan pajak dan lain-lain. Serta, karyawan diharuskan menghitung beban yang harus dibayarkan untuk pajak dan lain-lain itu.

Kita dapat menyimpulkan, perusahaan yang menggunakan metode gross dalam sistem payroll-nya lebih lebih mudah dibandingkan metode netto dalam hal penerapannya.

  1. Metode Gross Up

Sedikit berbeda dengan metode gross, perusahaan yang menerapkan metode gross up akan memberikan tunjangan kepada karyawan berdasarkan besaran pajak, BPJS Ketenagakerjaan dan/atau asuransi lainnya. Perusahaan juga akan menghitungkan berapa besaran pajak dan lain-lainnya itu.

Kemudian, karyawan diharuskan melakukan pembayaran pajak dan lain-lain secara mandiri. Setelah membayarkan kewajibannya, karyawan juga diwajibkan melaporkan ke perusahaan.

Semua metode di atas akan lebih mudah dijalankan jika perusahaan menggunakan sistem payroll. Oleh karenanya, jika perusahaan Anda belum menggunakan sistem payroll, segeralah bermigrasi!

Keunggulan Payroll System

Sebagai sistem penggajian modern di zaman sekarang, payroll memiliki ragam keunggulan yang dapat memudahkan pekerjaan HRD. Di antaranya sebagai berikut:

  1. Menghitung Gaji Secara Detail

Seperti yang dijelaskan di atas, ‘tugas’ utama dari sistem payroll ialah untuk menghitung gaji karyawan secara detail. Penghitungan gaji secara detail ini meliputi gaji pokok, tunjangan, pajak dan komponen lainnya sebagaimana disebutkan sebelumnya.

Sistem payroll akan melakukan penghitungan gaji secara otomatis. Sehingga, perusahaan tidak perlu repot lagi menghitung secara manual. Tidak perlu juga khawatir dengan hasil penghitungan gaji yang salah mengingat kegiatan ini dilakukan oleh sistem canggih.

  1. Membuat Formulir Pajak

Ketahuilah, payroll system tidak saja bisa digunakan untuk mengelola gaji karyawan lho, melainkan juga untuk membikin formulir pajak. Menariknya, fitur yang tersemat dalam payroll memungkinkan perusahaan langsung mencetak atau mengirimkan formulir pajak kepada pihak tertentu.

Dengan begitu, perusahaan bisa lebih menghemat anggaran karena tidak membutuhkan biaya pengiriman. Hal ini juga bisa menghemat waktu lho sehingga dapat digunakan untuk hal produktif lain yang tidak kalah penting untuk dikerjakan.

  1. Mengakses Informasi Gaji

Poin ketiga ini berlaku untuk karyawan. Ya, jika perusahaan menggunakan sistem payroll, karyawan bakal bisa lebih mudah mengakses informasi terkait gaji yang diterimanya. Mulai dari informasi gaji pokok, tunjangan, insentif dan lain sebagainya.

Menariknya, karyawan bisa mengakses informasi gaji yang diterimanya kapan pun dan di mana pun. Hal ini dikarenakan sistem payroll telah didukung oleh penyimpanan cloud.

Di sisi lain, karyawan juga dimungkinkan mengajukan hak cuti kepada HRD secara otomatis melalui sistem payroll. Jadi, mereka tidak perlu lagi menggunakan cara manual seperti menulis surat pengajuan cuti.

  1. Olah Data Dilakukan Otomatis dan Aman

Payroll dirancang dengan sistem otomatis untuk melakukan penghitungan gaji karyawan. Sistem otomatis ini memudahkan HRD dalam menjalankan pekerjaannya yang (jika kita pahami) sangatlah rumit. Selain itu, payroll juga terbukti aman dalam pengelolaan dan penyimpanan data.

Lebih lanjut, berkat penyimpanan data yang aman, HRD atau pihak perusahaan lainnya tidak akan kesulitan mengecek kembali gaji karyawan secara detail pada periode yang sudah terlewat. Sehingga, perusahaan tidak perlu khawatir data gaji karyawan hilang begitu saja meski sudah lama dibayarkan.

  1. Sistem Bisa Disesuaikan

Payroll juga dirancang dengan sistem yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini merupakan solusi jitu bagi setiap perusahaan yang mempunyai kebutuhan berbeda-beda.

Misalnya, perusahaan besar membutuhkan fitur payroll yang lebih kompleks karena jumlah karyawannya yang banyak. Sementara perusahaan kecil hanya membutuhkan fitur yang lebih sedikit menyesuaikan jumlah karyawannya yang juga sedikit. Nah, fitur-fitur di dalam payroll bisa diatur sesuai kondisi perusahaan.

Itulah pembahasan tentang payroll sistem berikut keunggulan yang ditawarkannya. Kita dapat menyimpulkan bahwa sistem payroll betul-betul dapat membantu dan memudahkan perusahaan dalam hal pengelolaan gaji karyawan. Yuk pakai payroll sekarang juga!


Apa Reaksi Anda?

Komentar