Pendidikan & Kesehatan

Purnawan Basundoro:

Arsip Itu Bagaikan Paru-paru Bagi Perguruan Tinggi

Surabaya (beritajatim.com) – Universitas Airlangga hari ini menjadi tuan rumah Kongres ke-3 PAPTI (Perkumpulan Arsip Perguruan Tinggi), yang diadakan di Hotel Kampi Surabaya, Minggu malam (21/4/2019). Kongres juga dihadiri Ketua Umum PAPTI Prof. Dr. Nandang Alamsah Delianoor, SH., M.Hum dari Universitas Padjadjaran.

Kongres PAPTI ke-3 ini diikuti 12 Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN-BH) dengan tuan rumah Universitas Airlangga. Peserta lain utusan dari Unpad, ITB, IPB, UGM, UI, USU, ITS Surabaya, UPI (Universitas Pendidikan Indonesia), Unhas, Undip, Universitas Terbuka, dan dari Kementerian Riset, teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristek Dikti).

“Apabila perpustakaan bagi perguruan tinggi dianggap sebagai jantungnya, maka kearsipan atau arsip, bagi perguruan tinggi bisa diibaratnya sebagai paru-paru atau ginjal bagi manusia. Artinya arsip harus selalu ada sebagai dokumentasi untuk mensuplai informasi ke seluruh unit kerja di perguruan tinggi,” dikatakan oleh Direktur Sumberdaya Manusia Universitas Airlangga Dr. Purnawan Basundoro, SS., M.Hum.

Dengan begitu, lanjut Dr. Purnawan, betapa pentingnya arsip dan kearsipan dalam manajemen perguruan tinggi. Itu yang pertama, yang kedua, arsip juga merupakan bukti kinerja baik perorangan dan unit-unit kerja (institusi) yang fungsinya sangat penting dalam usaha perbaikan kinerja ke depan.

“Kalau kita ingin merencanakan sesuatu perbaikan kedepan, kita mesti melihat arsipnya dulu. Bagaimana jejak-langkah selama waktu tertentu, setahun misalnya, dari situ kita bisa membuat perencanaan target kinerja kedepannya. Jadi arsip harus disimpan yang baik, mudah didapatkan, sebagai pertimbangan agar kedepan tidak terjadi kesulitan,” tambah dosen yang pernah menjabat sebagai Kaprodi di Departemen Ilmu Sejarah ini.

Ia menambahkan apalagi bukti kinerja arsip itu sangat penting bagi lembaga. Misalnya saja perencanaan sebuah gedung, perencanaan sebuah pengembangan lembaga, rencana-rencana perbaikan administrasi, semua menggunakan arsip sebagai pijakan pertimbangan. Bukti-bukti (arsip) inilah sebagai pengingat juga atas perjalanan masa lalu.

Tantangan ke depan sebagai lembaga kearsipan adalah bagaimana melakukan digitalisasi dari arsip-arsip hardprint (cetak). Tantangan dalam digitalisasi juga harus dipikirkan, karena arsip digital itu bisa diproduksi sangat cepat tetapi sangat cepat pula ancaman hilangnya.

“Jadi saya kira kedepan digitalisasi arsip yang sistematis itu harus dipikirkan, selain arsip hardprint memang masih penting juga sebagai simpanan kedua,”kata Purnawan.

Diharapkan PAPTI juga menjadi daya dorong bagi perguruan tinggi, sehingga diharapkan perguruan tinggi juga mengalokasikan anggaran yang cukup untuk arsip. Karena jika tidak ada arsip maka akan mempersulit juga langkah lanjut kebijakan institusi untuk diputuskan, dan bagaimana pun perencanaan sangat dibutuhkan arsip (dokukumen).

“Dengan arsip, dokumen masa lalu, ibaratnya orang tidak akan buta dengan jalan yang akan ditempuhnya, jadi dengan arsip akan berjalan dengan benar dan tepat sasaran,” tambahnya.

Prof. Nandang Alamsah menjelaskan, PAPTI dirintis sejak 2015 di Universitas Airlangga, tetapi kemudian dideklarasikan di Universitas Indonesia (UI) di kampus Depok pada 21 April 2015. Latar belakang dibentuknya PAPTI antara lain memenuhi perintah Undang-Undang Kearsipan di perguruan tinggi, sehingga kearsipan perguruan tinggi sebagai salah satu lembaga kearsipan untuk melengkapi lembaga yang sudah ada, yakni Arsip Nasional dan Arsip Daerah/Kota, sehingga juga memiliki otonomi.

Di luar negeri bahkan kearsipan perguruan tinggi menjadis alah satu persyaratan sebagai sebuah kelembagaan.

Ketua Panitia Kongres Ke-3 PAPTI, Yunus Abdul Halim, S.Si., M.Ikom., selain Kongres ini pada hari Senin (22/4) besok do Rektorat Unair kampus C juga dilaksanakan Seminar Nasional Kearsipan yang akan dihadiri oleh Menteri PAN-RB, juga diselenggarakan pameran arsip. [adg/but]

Apa Reaksi Anda?

Komentar